Comment travailler en open space : 10 conseils
Comment travailler en open space : 10 conseils
Un open space, ou traduit littéralement “un espace ouvert”, est un concept d’agencement de bureau qui supprime toutes les cloisons qui séparent les travailleurs dans un même espace. Ce concept met en avant un grand et unique espace ouvert où les employés sont généralement disposés à travailler ensemble dans un bureau commun. Conçu pour minimiser l’utilisation de petits bureaux fermés, le travail devient collectif, même si on ne travaille pas directement avec les personnes qui nous entourent, on les voit et les entend constamment.
Il est important d’apprendre à travailler en open space car c’est un mode de travail qui s’est énormément démocratisé dans tout type d’entreprise. Mais également car il vise à encourager une meilleure collaboration, la communication et le partage d’idées entre les employés. Cependant, il ne faut pas oublier qu’il peut aussi présenter des défis en termes de bruit, de distractions et de manque de confidentialité. C’est pourquoi il est important pour les personnes qui travaillent dans un open space de développer des stratégies pour gérer ces défis. Voici 10 conseils pour les prévenir !
Conseil 1 : Etablir des règles de base en open space
Lorsque vous travaillez en open space, il est important d’établir des règles de base pour favoriser une ambiance de travail productive et respectueuse. Voici quelques règles courantes :
- Respectez le bruit ambiant : vous n’êtes pas seul, il est préférable de ne pas perturber les autres coworkers avec des conversations bruyantes, des appels téléphoniques trop forts ou des sons gênants. Utilisez des écouteurs ou des espaces dédiés et privés, comme des phones box ou des salles de réunions.
- Soyez conscient de votre volume sonore : chuchoter est un bon moment pour ne pas perturber la concentration des autres.
- Respectez les espaces de travail des autres : évitez de toucher ou de déplacer les affaires des autres sans permission.
- Évitez les distractions : ne perdez pas à l’esprit que même si c’est un espace propice à l’échange et à la rencontre, vous êtes de base ici pour travailler. Nous vous conseillons de ne pas trop jouer à des jeux en ligne, de regarder des vidéos ou de naviguer sur des sites non professionnels pendant les heures de travail.
- Soyez attentif aux odeurs : évitez d’utiliser des parfums ou des produits odorants forts qui pourraient gêner les coworkers. Il en est de même pour la consommation de nourriture.
- Utilisez les outils de communication appropriés : les outils de messagerie instantanée ou d’intranet facilitent les échanges rapides et non perturbateurs.
- Soyez respectueux et courtois : faites preuve de respect et de courtoisie envers les coworkers. Évitez les commentaires offensants, les remarques désobligeantes ou les comportements inappropriés afin de conserver une bonne ambiance de travail dans l’open space.
Ces règles peuvent paraître logiques mais on a tendance à vite les oublier lorsqu’on est dans notre bulle de travail. Maintenir un environnement de travail harmonieux et productif en open space est primordial pour éviter tout conflit ou exaspération.
Conseil 2 : Investir dans un bon casque
Il existe de nombreux casques sur le marché qui conviennent parfaitement au travail en open space. Certaines de leurs caractéristiques sont indispensables lorsqu’on travaille dans un bureau partagé. Pour commencer, un casque avec technologie de réduction du bruit est primordial. Elle aide à bloquer les sons indésirables, vous n’entendrez plus rien autour. De plus, choisissez un casque avec une longue autonomie pour éviter de déranger les coworkers dès que vous n’avez plus de batterie. Une nouveauté ! Certains casques sont dotés de la détection de port, c’est-à-dire qu’ils mettent automatiquement en pause la musique lorsque vous retirez le casque. Cela permet d’éviter que les coworkers entendent le bruit de votre casque dès que vous le retirez. Pour aller plus loin, le Jabra Evolve 75, conçu pour les environnements de travail professionnels, est équipé d’un voyant lumineux sur l’écouteur pour signaler aux autres que vous ne souhaitez pas être dérangé.
Conseil 3 : Gérer son temps et ses pauses
La gestion du temps et des pauses en open space permet de maintenir une productivité et un bien-être tout au long de la journée. Tout d’abord, faire un listing des tâches à faire en les priorisant avec des plages horaires empêche de se décentrer ou de se laisser distraire par le flux d’un open space.
N’hésitez pas à mettre également vos pauses dans votre listing. Elles permettent de recharger votre énergie et de prévenir la fatigue. Pour cela, utiliser des techniques de gestion du temps peut être un bon moment pour s’y tenir. Connaissez-vous la technique Pomodoro ?
Lorsque vous avez besoin d’un moment rien qu’à vous, d’un moment de concentration intense, communiquez-le avec vos coworkers. Utilisez des signaux visuels, comme porter des écouteurs ou mettre un panneau “Ne pas déranger”, pour indiquer que vous ne souhaitez pas être interrompu.
Enfin, gardez à l’esprit que l’open space est dynamique et imprévisible. Restez toujours flexible afin d’ajuster votre emploi du temps en fonction des priorités changeantes, des demandes urgentes ou des intéractions sociales. Ces dernières sont très présentes en open space, il est important de trouver un équilibre pour ne pas perdre excessivement de temps par des conversations non liées au travail.
Chaque personne a une approche différente du temps et des pauses selon ses besoins. Trouvez la méthode qui fonctionne le mieux pour vous et qui vous permet de maintenir votre productivité tout en trouvant un équilibre sain.
Conseil 4 : Respecter l'espace des autres
Comme nous le disions précédemment, le respect de l’espace des autres en open space est essentiel pour maintenir une ambiance de travail harmonieuse. Chaque personne a son propre espace de travail dans l’open space malgré que ce soit un espace commun, alors :
- Évitez d’envahir les zones personnelles. Tant physiquement que de manière sonore. Contrôler votre voix et éviter les bruits gênants dans la mesure du possible (comme mâcher bruyamment, faire des bruits répétitifs, etc).
- Soyez attentif aux signaux non verbaux. Si quelqu’un porte des écouteurs ou semble concentré sur une tâche, cela peut indiquer qu’il ne souhaite pas être dérangé.
- Respectez les règles de propreté. Assurez-vous de maintenir un espace propre sans déchets ou restes de nourriture sur les bureaux communs.
Conseil 5 : Communiquer efficacement
Etant donné que vous partagez un bureau avec d’autres travailleurs, c’est le moment de collaborer ! Pour cela, pratiquez l’écoute active. Vous favorisez une meilleure compréhension mutuelle et vous renforcez la collaboration en restant attentif à ce qu’ils disent, en posant des question et en montrant l’intérêt pour leurs travails. Vous pouvez également encourager une communication ouverte afin de créer un environnement propice à l’échange d’idées. Qui sait ? Vous pourriez peut-être créer des opportunités inattendues.
Conseil 6 : Gérer le bruit et les distractions au sein de l'open space
Pour ce faire, vous pouvez utilisez des application qui proposent des sons d’ambiances : bruit de pluie, de vague, bruit blanc, etc. Cela permet de masquer les bruits indésirables.
Si ce n’est pas à votre goût et que cela vous distrait plus qu’autre chose, vous pouvez opter pour des espaces plus intimiste de concentration. Utilisez des phones box ou des salles de réunions pour les projets qui nécessitent une concentration intense.
Conseil 7 : Utiliser des outils de collaboration en ligne
Il existe de nombreux outils de collaboration en ligne qui peuvent être utilisés en open space pour faciliter le travail d’équipe. Voici quelques-uns des meilleurs outils de collaboration en ligne :
- Microsoft Teams ou Slack : plateformes complètes de collaboration qui offrent des fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, les appels audio et vidéo, les réunions en ligne, le partage de fichiers et la gestion de projets. Elles permettent de centraliser les communications et les activités de l’équipe et/ou de l’entreprise au sein d’un seul espace de travail numérique.
- Trello : outil de gestion de projet visuel qui permet de créer des tableaux de tâches et de suivre leur progression. Il offre une vue d’ensemble claire des différentes étapes d’un projet et facilite la collaboration en permettant aux membres de l’équipe de commenter, de partager des fichiers et de mettre à jour les priorisations, les affiliations, etc.
- Google Drive : suite d’outils de collaboration en ligne comprenant Google Docs, Sheets et Slides. Ces outils permettent de créer, de partager et de collaborer sur des documents (comme Word), des feuilles de calcul (comme Excel) et des présentations en temps réel (comme PowerPoint). Les fonctionnalités de commentaires et de suivi des modifications facilitent la collaboration au sein de l’équipe.
Conseil 8 : Prendre soin de sa santé mentale et physique
Prendre soin de soi contribue à une productivité accrue et à un bien-être global. Faire de l’exercice, apprendre à gérer son stress et prendre soin de vous hors du travail vous libère de la charge mentale que peut être le travail parfois, notamment lorsqu’on travaille au milieu de plein de personnes, que ce soit des inconnus ou des collaborateurs de longue date.
Ce que nous pouvons vous conseillez quand vous êtes en train de travailler, c’est d’encourager une ambiance de travail positive. Plus l’ambiance sera agréable et saine, plus votre esprit le sera.
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N’oubliez pas que chaque personne est unique, alors ajustez ces conseils en fonction de vos besoins et de ce qui fonctionne le mieux pour vous.
Conseil 9 : Se créer un espace personnel en open space
C’est un peu paradoxal de parler “d’espace personnel” quand on parle d’espace ouvert et commun depuis le début… Cependant, il peut être source de concentration et de sérénité. Nous vous recommandons d’organiser votre bureau de manière à avoir un espace de travail clair et bien rangé. D’utiliser une séparation visuelle entre vous et les autres durant la période désirée de calme. Sans mettre des grosses cloisons, comme le classeur du 1er de la classe en primaire, vous pouvez tout simplement coller sur votre ordinateur des écrans de confidentialité. Cela reste discret et abordable. Enfin, pour vous sentir totalement à l’aise, vous pouvez apporter un objet qui vous fait sentir comme chez vous. Apportez une touche personnelle peut tout changer. Une photo, une petite plante, une décoration sentimentale…
Conseil 10 : Savoir quand travailler à distance
Pour commencer, cela doit toujours être un choix, sans ça vous allez vous sentir obligé de faire quelque chose que vous n’avez pas envie de faire et l’open space ne vous paraîtra que désagréable. Donc, le choix de travailler à distance dépend de plusieurs facteurs et peut varier en fonction de votre situation personnelle et professionnelle. Voici quelques éléments à prendre en compte pour décider quand travailler à distance :
- La nature de votre travail : la présence physique peut varier d’une activité à une autre. Évaluez si votre travail peut être efficacement réalisé à distance.
- La politique de l’entreprise : certaines entreprises peuvent avoir des règles strictes concernant la flexibilité du travail à distance ou peuvent exiger une autorisation préalable.
- L’exigence de collaboration : considérez en amont les besoins de collaboration de vos collègues et de vos clients.
- L’environnement de travail à domicile : assurez-vous d’avoir un espace calme et équipé des outils et technologies nécessaires pour travailler efficacement.
- La performance personnelle : certaines personnes sont plus efficaces lorsqu’elles travaillent dans un cadre de bureau, tandis que d’autres peuvent être plus concentrées et productives en travaillant chez elles ou simplement à distance dans un espace de coworking, ou autre.
Vous l’aurez compris, travailler en open space nécessite beaucoup de respect d’autrui, de gestion du temps ainsi que de communication verbale et physique. Il faut toujours garder à l’esprit que vous êtes dans un espace commun et qu’il est nécessaire de bien se préparer pour que l’ambiance soit un maximum harmonieuse et productive !
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