Bonne résolution : développez votre activité professionnelle en flex office
Développez votre activité professionnelle en flex office
Définition du flex office
Le flex office, ou flex desk, en français “bureau partagé” est une façon de désigner un espace de travail où les salariés ne disposent pas de poste attitré. L’employé peut travailler dans un nouvel espace de travail chaque jour. Mais quel est l’intérêt ?
Ces dernières années, les dirigeants ont observé que leurs collaborateurs n’étaient plus tous en même temps sur le même lieu de travail. Certains sont en temps partiel, ou en télétravail partiel. D’autres sont nomades, en déplacement, en arrêt ou en congé… Toute cette dispersion, induite notamment par le télétravail, pousse ces mêmes dirigeants à revoir leur mode de fonction lorsqu’ils souhaitent réunir leurs collaborateurs, sans se ruiner inutilement. Le flex office c’est donc révélé la solution parfaite !
En effet, il permet de mettre à disposition un espace de travail en fonction du nombre de salariés attendus en même temps dans les locaux. Les salariés vont pouvoir disposer d’une multitude de services en fonction de leurs besoins :
– Collaboratif en salle de coworking open space,
– Intimiste grâce à la location de bureaux privatifs,
– Isolé car il comprend même le télétravail,
– Détente dans les salons et les espaces de restauration…
Tout est prévu pour que chaque collaborateur se sente comme chez lui, afin de favoriser sa productivité.
Le flex office répond également au besoin de travailler différemment en fonction de son humeur ou des tâches à effectuer, avec l’installation de boxs fermées pour téléphoner ou de salle pour organiser une réunion, d’espaces de convivialité pour se détendre en équipe…
Vous l’aurez compris, le flex office prime la liberté et le bien-être du salarié : chacun est libre de choisir, selon ses besoins, l’environnement de travail dans lequel il souhaite évoluer. Plutôt que d’imposer une méthode de travail identique qui ne convient pas aux missions, aux envies, et au mode de fonctionnement de tout le monde.
Accueillir des entreprises aux salariés soucieux du changement d’organisation pour un mode de travail plus libre, plus flexible, et qui favorise la productivité, n’est pas une mince affaire. Les opérateurs doivent être minutieux dans le choix des services, du personnel, et même de la décoration ! Pour répondre à ces besoins, ils optent pour des espaces atypiques, agréables à vivre, et dotés d’espaces ouverts et de pièces plus confidentielles (salles de réunion, bureaux…). Toute une panoplie de services est également attendue, par les PMEs et les grands groupes qui adoptent le flex office. En effet, lorsque les salariés souhaitent plus de liberté, les dirigeants également. Cette solution leur permet d’alléger considérablement la fonction de l’office management : gain de temps et d’argent quand il s’agit de repenser ses bureaux et de gérer l’organisation de nouveaux espaces de travail.
Savez-vous conjuguer vie privée et vie professionnelle ?
Entre envies, obligations, et contraintes, trouver le bon équilibre n’est pas simple. Le travail, la famille, les amis, penser à soi… Il devient difficile de pouvoir prendre le temps pour tout. Cependant, le juste milieu est primordial pour être épanoui dans sa vie personnelle et professionnelle. L’avènement du télétravail n’a rien arrangé. Travailler dans le sanctuaire de sa vie privée revient à marcher sur le fil du rasoir pour délimiter ces deux côtés de la vie. Alors installer, dans votre routine de télétravail, quelques gestes qui semblent anodins mais qui font toute la différence pour trouver le bon équilibre est essentiel. Trouvez un coin pour travailler sans trop empiéter sur votre espace privé, calez-vous sur les mêmes horaires de travail qu’au bureau, tenez-vous-en à une fin nette lorsque vous avez fini votre travail, en éteignant votre ordinateur de préférence.
En effet, la clé du bon équilibre est d’apprendre à se déconnecter. Nous pensons que chaque individu doit trouver sa propre méthode pour arriver à une réelle coupure entre vie professionnelle et vie personnelle. Mais nous allons quand même vous donner quelques idées, ça peut être :
– Faire une activité après sa journée de travail,
– Ne pas apporter son ordinateur chez soi,
– Décompresser avec de la musique,
– Faire toutes les tâches ménagères pour se poser après,
– Faire une digital detox quand vous passez le seuil de votre porte …
Tout ce qui vous a tracassé durant la journée : dossiers, collègues, réunions… ne doivent plus vous traverser l’esprit une fois que vous avez décidé que votre « journée » de travail est terminée.
Mais en quoi le flex office permet de trouver le bon équilibre ?
Comme nous l’avons dit précédemment, le flex office favorise la liberté pour tous, dans le mode de travail. Il met en avant le bien-être. Et même si nous voulons à tout prix séparer ces deux côtés de la vie, vie privée et vie professionnelle font partie d’un seul et même tout : notre vie. Partons de ce constat, un seul et même tout, pour dire que plus vous vous sentez bien d’un côté de votre vie, plus forte sera la probabilité pour que vous vous sentez bien dans l’autre.
Le flex office vous permet de choisir ce qui est mieux pour vous et pour votre bien-être : décider de travailler seul ou à plusieurs, rester tranquille chez soi, profiter d’espaces de détente, s’isoler grâce aux phone boxs, … Ce large éventail de choix permet de diminuer le risque de stress lié au travail, et par la même occasion d’éviter d’en rapporter chez soi. En prime il permet de mieux collaborer avec son équipe. En effet, le salarié est soumis à moins de contraintes de temps, d’organisation et d’espace.
Enfin, nous savons à quel point le trajet domicile-travail fait perdre énormément de temps à tout un chacun. Grâce à l’augmentation envisagée des tiers-lieux, les travailleurs pourront trouver un espace de travail à proximité de chez eux, ainsi utiliser ce gain de temps pour des tâches personnelles.
Pour faire simple, le flex office à des vertus sur le bien-être, il permet de rentrer libre, sans stress, et il nous dégage du temps pour ce qui se trouve de l’autre côté de la balance : l’équilibre est assuré !
Il est temps de mettre en place le flex office !
Même si le flex office présente beaucoup d’avantages, ils ne sont pas forcément évidents pour tout le monde alors vous devez préparer le terrain afin que la transition se fasse en douceur. Pour ça, il est important de respecter ces 5 étapes clés :
1. Déterminez la superficie du futur flex office en adéquation avec le taux d’occupation de vos bureaux. Sinon vous risqueriez de payer un loyer trop élevé ou de manquer de place dès le premier jour.
2. Personnalisez les espaces en fonction des besoins de vos collaborateurs. Il est important de communiquer avec les équipes en amont, pour créer un espace qui leur ressemble, où ils se sentiront à l’aise et productifs.
3. Introduisez les différents espaces de travail comme des salles d’ambiance en fonction des besoins de vos collaborateurs :
• des espaces de coworking pour échanger ou faire des rencontres,
• des bureaux privatifs rien que pour vous,
• des salles de réunion plus intimiste pour collaborer,
• des espaces communs pour se ressourcer ou se restaurer…
4. Adaptez votre style de management au flex office. Ce nouveau mode de travail ne vous permettra plus de surveiller les déplacements, ni les horaires de travail de vos collaborateurs. En effet, le flex office fonctionne grâce à une confiance accrue que vous avez en vos collaborateurs pour qu’ils puissent concilier librement leur temps de travail, leur temps de réflexion et leur temps de convivialité entre collègues.
Étant donné que les postes changent fréquemment, il est essentiel d’encourager l’appartenance à une communauté et les interactions, afin que les collaborateurs apprennent facilement à connaître un plus grand nombre de collègues.
5. Fournissez l’équipement informatique nécessaire à tous les collaborateurs. Ce changement impose un système de stockage immatériel des fichiers auquel l’intégralité de l’entreprise puisse accéder. Il est donc essentiel que chacun possède minimum un ordinateur portable professionnel.
Dans le même objectif de fluidité, vous pouvez également, via une application, proposer un système de réservation des salles et des postes de travail.
Aujourd’hui plus que jamais auparavant, les professionnels ont pris l’habitude de travailler comme des nomades. Le télétravail et les espaces de coworking, accompagnés par l’essor des techniques digitales de communication, développent la collaboration sans aucune contrainte de lieu ou d’infrastructure. Une simple connexion internet suffit alors le bureau perd son caractère obligatoire comme lieu possédant le monopole du travail : maintenant on s’y rend uniquement car on s’y sent bien pour travailler et parce qu’il réunit les conditions de la productivité.
Le petit plus ? Les entreprises peuvent également décider de changer de lieu selon leurs besoins, ce qui représente un véritable confort pour gérer une croissance à court et moyen terme. (Par exemple la maison mère de ToDay, Spirit, détient les parcs d’activités où sont implantés nos espaces. Les entreprises peuvent donc naviguer sans frais d’un espace à l’autre.)
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